Pertamina Bahas Digitalisasi Layanan Invoice dan Payment untuk Vendor pada SBI Moving Insight
JAKARTA – Pertamina berpartisipasi sebagai pembicara di acara Swiss-belhotell Internasional (SBI) Moving Insight yang diselenggarakan di Swiss-Belhotel Kemayoran, pada Jumat, 6 September 2024. Dalam acara tersebut, Pertamina membahas penerapan sistem Full Digitalisasi untuk layanan Invoice & Payment untuk lingkup penyedia barang/jasa di Pertamina Grup.
Sistem Full Digitalisasi ini mengintegrasikan proses bisnis penagihan dan pembayaran vendor secara menyeluruh menggunakan metadata. Dengan sistem ini, seluruh proses persetujuan dapat dilakukan secara digital dengan mudah, tanpa perlu menyerahkan dokumen dalam bentuk cetak secara langsung. Langkah ini diambil untuk menyederhanakan proses bisnis dan memudahkan user juga vendor dalam proses penagihan dan pembayaran yang sering mengalami kendala dalam pengirimannya.
Sosialisasi dilaksanakan secara hybrid yang dihadiri oleh 82 Swiss-Belhotel unit yang ada di seluruh Indonesia termasuk para vendor, mitra bisnis, dan stakeholder terkait. Acara SBI Moving Insights menandai langkah penting dalam transformasi digital Pertamina, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan dan manajemen vendor.
Dalam agenda sosialisasi tersebut juga diadakan coaching clinic offline yang didukung oleh Fungsi Shared Services untuk memfasilitasi penyelesaian kendala update akun iVendor dan pending dokumen tagihan bagi unit Swiss-bel yang hadir secara offline.
Manager Shared Services Procurement PT Pertamina (Persero), Aji Supriyanto menyatakan, “Peluncuran iVendor merupakan langkah strategis kami dalam menghadapi era digital dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Platform ini dirancang untuk mempermudah dan mempercepat proses penagihan oleh vendor yang melingkupi layanan vendor registration, perubahan data vendor, pembuatan dan persetujuan dokumen BAST, penyerahan invoice oleh Vendor, persetujuan pembayaran oleh User, sampai dengan proses tracking/monitoring status invoice."
Ia menambahkan, aplikasi iVendor ini dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam vendor manajemen. "Dengan iVendor, kami berharap dapat membangun kemitraan yang lebih produktif dan saling menguntungkan dengan semua pihak terkait," jelas Aji.
Sosialisasi ini juga menjelaskan beberapa perubahan proses bisnis dari sistem lama ke sistem baru. Beberapa fitur telah diperbarui untuk meningkatkan fungsionalitas iVendor. Misalnya, fitur surel utama dan surel lain yang sebelumnya hanya digunakan untuk menerima notifikasi status permintaan, kini telah diperbarui dan bisa menerima informasi OTP selama proses BAST dan invoice.
Pertamina memahami transformasi ini tidaklah mudah. Oleh karena itu, perusahaan berkomitmen untuk mendukung Vendor dalam proses peralihan menuju digitalisasi dan smooth transition. Aji menegaskan, tim dari Pertamina telah menyediakan dukungan teknis untuk membantu para vendor beradaptasi dengan sistem baru melalui coaching clinic online.
“Kami memahami, perubahan ini memerlukan adaptasi. Oleh karena itu, kami memberikan dukungan penuh kepada vendor dalam mengimplementasikan teknologi baru ini. Kami percaya, kolaborasi yang efektif dan dukungan yang tepat akan menghasilkan manfaat yang signifikan bagi semua pihak,” ujar Aji Supriyanto.
Seluruh peserta yang terlibat dalam acara ini diberi kesempatan untuk melihat langsung fitur-fitur pada iVendor yang dapat memberikan benefit bagi mereka melalui pemaparan yang disampaikan oleh tim Shared Services Procurement.
“Kami percaya digitalisasi adalah kunci untuk menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang di era modern ini. Dengan meningkatkan efisiensi dan transparansi dengan vendor, kami tidak hanya meningkatkan kinerja tetapi juga mendukung pertumbuhan dan keberhasilan mitra kami. Semoga inisiatif ini akan menciptakan kemitraan yang lebih kuat dan produktif di masa depan,” pungkasnya.*CM-SS