PIS Tingkatkan Akurasi Proses Procurement dan Moderninasi Operasional dengan New KIMAP
JAKARTA -- Dalam upaya meningkatkan akurasi dalam proses pengadaan dan modernisasi operasional, PT Pertamina Internasional Shipping (PIS) melaksanakan migrasi transaksi menggunakan New KIMAP (Kode Identifikasi Material Pertamina) dalam proses pengadaan Material Non-Hydro.
KIMAP adalah kode identifikasi tunggal untuk setiap material berdasarkan spesifikasi tertentu, yang dikelompokkan dalam grup material sesuai fungsinya. Kode ini mempermudah proses pengadaan, pengelolaan inventaris, dan mencegah duplikasi material.
Proses migrasi ini mencakup konversi Master Data Material Non-Hydro dari kodifikasi dan deskripsi lama ke standarisasi Kimap tunggal yaitu New KIMAP serta memindahkan seluruh transaksi yang masih menggunakan kimap lama ke New KIMAP. Proses migrasi ini diharapkan dapat meningkatkan akurasi, kecepatan, dan fleksibilitas dalam proses pengadaan Material Non-Hydro.
Go Live untuk data transaksi New KIMAP di PIS dilakukan pada 30 September 2024 dan menjadi tonggak penting bagi PIS dalam perjalanan digitalisasi. Dengan komitmen untuk menjaga kelancaran operasional, berbagai langkah telah diambil untuk mempersiapkan implementasi sistem baru ini, seperti sharing dan meeting rutin, proses migrasi, hingga pengaturan klinik stabilisasi pasca go live.
Menurut SVP Procurement Pertamina, Hery Murahmanta, standardisasi pengadaan di Pertamina Group sangat penting dilakukan. Salah satunya dengan cara mengimplementasikan New KIMAP yang ditargetkan secara berkelanjutan akan terimplementasi secara standar ke semua entitas Pertamina.
“Tentunya diperlukan dukungan semua pihak di holding dan subholding untuk keberhasilan program ini,” ujar Hery.
Implementasi New KIMAP merupakan bagian dari upaya perusahaan melakukan standardisasi master data material non-hydro untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaannya, serta mendukung proses digitalisasi yang tengah digalakkan oleh Pertamina.
KIMAP telah menjadi tulang punggung pengelolaan transaksi material non-hydro di Pertamina, khususnya di PIS. Namun, seiring perkembangan teknologi dan tuntutan bisnis yang semakin dinamis, sistem ini membutuhkan pembaruan untuk mencegah adanya duplikasi baik antar dan intra client yang umumnya disebabkan oleh perbedaan kodifikasi, nomenklatur, dan spesifikasi material yang tidak lengkap.
Proses migrasi ribuan data transaksi menggunakan KIMAP baru berjalan lancar selama tiga hari, dari 26 hingga 29 September 2024. Keberhasilan ini buah dari kolaborasi yang apik antara fungsi Procurement, Enterprise IT, dan Shared Services di PT Pertamina (Persero) dan fungsi IT, Procurement, Fleet Management dan fungsi-fungsi terkait lainnya di PT Pertamina International Shipping (PIS).
New KIMAP diharapkan dapat memberikan manfaat lebih, seperti kodifikasi tunggal di seluruh client, pencegahan duplikasi, penulisan deskripsi yang sesuai standar nomenklatur, serta kemudahan dalam proses pengadaan material, serta mengurangi risiko kesalahan pembelian barang di seluruh lini operasional PIS.
Untuk memastikan transisi yang mulus setelah Go Live, PT Pertamina Internasional Shipping menyelenggarakan Klinik Stabilisasi selama dua minggu, mulai 30 September hingga 11 Oktober 2024. Klinik ini akan dibuka pada hari kerja dari pukul 09.00 hingga 15.00 WIB, dan akan dilaksanakan secara online melalui platform Microsoft Teams.
Klinik Stabilisasi ini bertujuan untuk memberikan dukungan langsung kepada para pengguna KIMAP baru, menjawab pertanyaan, memberikan panduan, serta membantu menyelesaikan masalah yang mungkin muncul selama fase awal penggunaan sistem. Para pengguna dapat mengakses layanan ini melalui fitur chat online, di mana tim dukungan teknis akan siap menjawab dan menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi secara real-time.
Melalui Klinik Stabilisasi ini, diharapkan setiap kesulitan yang dialami pengguna dapat segera diatasi sehingga operasional bisnis tidak terganggu. Ini juga merupakan bagian dari komitmen PIS dalam menjaga kualitas pelayanan selama fase kritis transisi sistem baru.
Penerapan KIMAP baru ini tidak hanya membawa perubahan pada sisi teknis, tetapi juga akan berdampak langsung pada peningkatan akurasi pengadaan dan governance operasional PIS secara keseluruhan. Dengan kemampuan yang lebih canggih dalam mengelola transaksi MMNH, PIS akan mampu mempercepat proses bisnis, mengurangi potensi kesalahan, serta meningkatkan ketepatan waktu dalam pengiriman barang.
Selain itu, migrasi ini akan membantu PIS dalam merespons kebutuhan pasar dengan lebih cepat, terutama dalam lingkungan bisnis yang semakin dinamis. New KIMAP juga akan memberikan kejelasan yang lebih baik terkait data dan laporan transaksi, sehingga memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih akurat dan tepat waktu.
Harapan Pasca Migrasi
Dengan selesainya proses migrasi dan go live KIMAP baru, PIS berharap dapat mencapai efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi dalam proses pengadaan material non-hydro. Klinik Stabilisasi yang disediakan juga menjadi bukti nyata bahwa perusahaan sangat memperhatikan kenyamanan dan kemudahan para pengguna dalam beradaptasi dengan sistem baru ini.
Proses ini diharapkan menjadi awal dari era baru dalam pengelolaan transaksi di PIS, di mana teknologi dan inovasi terus dikedepankan untuk mendukung kelancaran operasional dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Dengan dukungan dari seluruh pihak yang terlibat, KIMAP baru diyakini akan menjadi salah satu elemen kunci dalam keberhasilan transformasi digital di PT Pertamina Internasional Shipping.*CM Shared Services